Новые формы книг и журнала регистрации

Автор: Екатерина Степина, эксперт по финансовому законодательству

С января компании могут вести книгу покупок и книгу продаж по новым установленным формам в бумажном и электронном виде. Обязательным для ведения стал журнал регистрации счетов-фактур. Порядок применения и заполнения этих форм документов рассмотрен экспертами «Актуальной бухгалтерии».

C начала II квартала этого года компании будут обязаны применять новые формы документов по НДС и заполнять их по новым правилам (в т. ч. книгу покупок, книгу продаж и журнал регистрации счетов-фактур) (пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее — Постановление № 1137)). Что касается I квартала, Минфин России разъяснил, что до 1 апреля 2012 года компании могут применять как новые формы документов, так и старые (письмо Минфина России от 31.01.2012 № 03-07-15/11).

Книга покупок

Основное изменение связано с наличием в книге покупок информации о полученных исправленных, корректировочных и исправленных корректировочных счетах-фактурах. Для их регистрации в новую форму добавлены графы 2а, 2б и 2в.

Книгу покупок по-прежнему можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Но теперь электронную книгу не нужно распечатывать, а можно передавать в налоговую инспекцию по телекоммуникационным каналам связи, заверив электронно-цифровой подписью.

Сам реквизит «Подпись» тоже изменился. По новым правилам книгу покупок должен подписывать не главный бухгалтер, а руководитель компании или уполномоченное им лицо. Изменился срок хранения книги покупок: не пять лет, а четыре года с момента внесения последней записи.

В целом новая форма книги покупок (приложение № 4 к Постановлению № 1137) мало отличается от прежней.

Регистрируем счета-фактуры

В книге покупок нужно регистрировать все счета-фактуры, которые компания получает от продавцов и от налоговых агентов по НДС. При этом счета-фактуры должны быть заполнены по правилам Налогового кодекса (см. таблицу ниже) (ст. 169 НК РФ).

Кроме счетов-фактур в книге покупок нужно регистрировать:

-таможенные декларации и документы, которые подтверждают факт уплаты НДС на таможне (при импорте товаров на территорию России) (п. 17 раздела II приложения № 4 к Постановлению № 1137);

- заявления о ввозе товаров из стран — участниц таможенного союза (с отметкой налоговой инспекции об уплате НДС и указанием реквизитов документов, подтверждающих фактическую уплату налога) (абз. 2 п. 17 раздела II приложения № 4 к Постановлению № 1137);

- бланки строгой отчетности (их копии), выданные сотрудникам при оплате ими аренды жилья и проезда во время служебной командировки (п. 18 раздела II приложения № 4 к Постановлению № 1137);

- документы, на основании которых акционер (участник, пайщик) передает имущество в уставный капитал коммерческой организации (если в них есть сумма налога, восстановленная передающей стороной) (п. 14 раздела II приложения № 4 к Постановлению № 1137; подп. 1 п. 3 ст. 170 НК РФ);

- платежные поручения на перечисление НДС в бюджет, составленные налоговыми агентами при покупке имущества должников-банкротов (абз. 2 п. 23 раздела II приложения № 4 к Постановлению № 1137).

Книга продаж

Новая форма книги продаж (приложение № 5 к Постановлению № 1137 ) мало отличается от прежней. Основное изменение связано с наличием граф для регистрации даты и номера выставленных исправленных, корректировочных и исправленных корректировочных счетов-фактур. Для их регистрации в новую форму добавлены графы 1а, 1б и 1в (п. 7 раздела II приложения № 5 к Постановлению № 1137).

Книгу продаж тоже можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Электронную книгу можно передавать в налоговую инспекцию по телекоммуникационным каналам связи, заверив электронно-цифровой подписью.

Подписывает книгу продаж руководитель или уполномоченное им лицо. Срок хранения книги сократился до четырех лет с момента последней записи (п. 22 раздела II приложения № 5 к Постановлению № 1137).

В книге продаж нужно регистрировать (пп. 1, 14, 15 раздела II приложения № 5 к Постановлению № 1137):

- счета-фактуры, составленные компанией по операциям, которые признаются объектом налогообложения по НДС (в т. ч. по операциям, освобожденным от НДС);

- корректировочные счета-фактуры, составленные при изменении стоимости отгруженных (выполненных, оказанных, переданных) товаров (работ, услуг, имущественных прав);

- счета-фактуры, составленные (выставленные) налоговыми агентами;

- показания лент кассовых аппаратов (ККТ) и бланки строгой отчетности (при розничной торговле населению за наличный расчет);

- платежные поручения на перечисление НДС в бюджет, составленные налоговым агентом при покупке имущества должников-банкротов;

- бухгалтерские справки-расчеты при восстановлении НДС по объектам недвижимости.

Если в книге продаж обнаружена ошибочная запись, по новым правилам ее нужно сторнировать — сделать такую же запись на текущую дату со знаком минус (при условии, что ошибка допущена в текущем квартале). Если ошибка выявлена после окончания квартала, нужно оформить дополнительный лист книги продаж.

Если продавец выставил корректировочный счет-фактуру и после этого обнаружил ошибку в первичном, нужно регистрировать только исправленный первичный счет-фактуру, корректировочный аннулировать не нужно (п. 12 раздела II приложения № 5 к Постановлению № 1137).

Журнал регистрации

С 1 апреля 2012 года компании обязаны вести журнал полученных и выставленных счетов-фактур. У него теперь есть установленная форма (приложение № 3 к Постановлению № 1137 ). Журнал состоит из двух частей: выставленные счета-фактуры и полученные счета-фактуры. Каждая часть состоит из 19 граф. Регистрировать нужно все документы: первичные, корректировочные, исправленные и исправленные корректировочные счета-фактуры. Делать это нужно в хронологическом порядке — по мере получения или выставления документов (п. 3 раздела II приложения № 3 к Постановлению № 1137).

Журнал можно, как и прежде, вести в бумажном или электронном виде (п. 1 раздела II приложения № 3 к Постановлению № 1137). Электронную версию журнала нужно подписывать электронно-цифровой подписью. Срок хранения журнала регистрации счетов-фактур — четыре года (п. 13 раздела II приложения № 3 к Постановлению № 1137 ).

Не нужно регистрировать в части 1 «Выставленные счета-фактуры» журнала отправленные продавцом электронные счета-фактуры (в т. ч. корректировочные, исправленные), если от покупателя не получено извещение об их получении.

В части 2 «Полученные счета-фактуры» не нужно регистрировать счета-фактуры (в т. ч. исправленные):

- составленные продавцом при получении аванса (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок;

- составленные налоговым агентом по товарам, местом реализации которых признается Россия (абз. 2 п. 3 ст. 168 НК РФ);

- составленные при использовании товаров для собственных нужд, расходы на которые не учитываются при расчете налога на прибыль, а также при выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления (подп. 2, 3 п. 1 ст. 146 НК РФ);

- составленные при получении сумм, связанных с оплатой реализованных товаров и указанных в статье 162 Налогового кодекса;

- корректировочные, выставленные продавцом при уменьшении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Какие счета-фактуры нужно регистрировать в книге покупок

* Полученные на бумажном носителе и в электронном виде, а также заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но в соответствии с установленными правилами заполнения, регистрируемые в едином порядке.

Экспертиза статьи: Вячеслав Горностаев, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Мнение 1: Петр Попов, старший юрист юридической компании «Пепеляев Групп»

Новые книги и вычет НДС

Неприменение новых форм до 1 апреля 2012 года не должно повлечь для компаний-налогоплательщиков отрицательных последствий с точки зрения применения вычетов НДС. Для вычета НДС достаточно соблюсти условия, предусмотренные в статьях 169, 171, 172 Налогового кодекса. Такого условия, как оформление книг продаж и покупок в надлежащей форме, законодательство не содержит.

Если компания с начала года ведет книги покупок и продаж по старой форме, она может продолжать вести эти книги до 1 апреля 2012 года. Необходимости аннулировать записи в книгах покупок по старой форме, сделанные с 24 января 2012 года, и переносить их в новые книги нет. Достаточно начать использовать новые книги с 1 апреля 2012 года.

Мнение 2: Денис Корнилов, исполнительный директор аудиторской компании «Бизнес-Студио»

Книги при раздельном учете

Компании должны вести раздельный учет облагаемых и не облагаемых НДС операций. В постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137 четкого порядка ведения раздельного учета в книгах покупок и продаж нет, поэтому можно использовать ранее действовавший порядок.

Счета-фактуры регистрируются так:

- «авансовые» — в книге покупок на всю сумму счета-фактуры, если товары (работы, услуги), имущественные права куплены для использования в облагаемых и не облагаемых НДС операциях (п. 2 ст. 170 НК РФ);

- «отгрузочные» не нужно регистрировать в книге покупок, если товары (работы, услуги, имущественные права) приобретены для использования только в не облагаемых НДС операциях. Если товары будут использоваться в облагаемой и не облагаемой НДС деятельности, счета-фактуры в книге покупок нужно регистрировать на ту сумму, на которую компания получает право на вычет НДС (п. 4 ст. 170 НК РФ).

27 марта 2012 года. Материал был опубликован в журнале "Актуальная бухгалтерия", март,
компания ГАРАНТ