Особенности возмещения расходов на загранкомандировку

Автор статьи: М. Волкова, эксперт журнала «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение»

Вопрос

Бюджетное учреждение направило в заграничную командировку в Таиланд своего работника. По возвращении из командировки работник представил следующие документы:

• билеты, в которых сумма расхода указана в батах;
• документы на оплату жилья (текст составлен не на русском языке, сумма указана в батах).

Просим дать разъяснения, может ли учреждение принять эти документы к учету и как пересчитать баты в рубли, если курс ЦБ РФ по данной валюте не установлен? Нужны ли еще какие-нибудь документы для принятия этих расходов к учету?

Вопрос направления сотрудника в служебную командировку на территории иностранных государств регулируется, так же как и на территории РФ, Положением № 7491.

Согласно п. 26 Положения № 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

– авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы. При этом к авансовому отчету необходимо приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

– отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Следует заметить, что в соответствии с п. 15 Положения № 749 направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Таким образом, при направлении сотрудника в Таиланд оформлять командировочное удостоверение не нужно.

Что касается учета документов на иностранном языке, то в соответствии с п. 13 Инструкции № 157н2 документальное оформление хозяйственной деятельности учреждений осуществляется на русском языке, а первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Для решения этого вопроса учреждение может обратиться к профессиональному переводчику или специалисту учреждения. Подобное мнение выразил Минфин в своем Письме от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202.

Учет задолженности подотчетного лица по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату авансовых выплат (п. 203 Инструкции № 157н).

При принятии к учету расходов на командировку, выраженных в иностранной валюте, их рублевый эквивалент определяется по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в валюте под отчет (п. 154 Инструкции № 157н).

Сумма выданного работнику в иностранной валюте аванса подлежит переоценке только в случае его возврата – по курсу на дату возврата. Возникшие при таком пересчете положительные (отрицательные) курсовые разницы относятся на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.

В связи с тем, что на официальном сайте ЦБ РФ нет информации по курсу валют Таиланда, обращаем ваше внимание на следующее.

Официальные курсы иностранных валют по отношению к рублю устанавливаются ЦБ РФ без обязательства покупать или продавать указанные валюты по данному курсу. Официальные курсы иностранных валют по отношению к рублю устанавливаются ежедневно (по рабочим дням) приказом ЦБ РФ, вступают в силу на следующий календарный день после дня установления и действуют до вступления в силу следующего приказа ЦБ РФ о курсах иностранных валют.

В соответствии с рекомендациями, выпущенными ЦБ РФ (Письмо от 14.01.2010 № 6-Т «Об определении курсов иностранных валют по отношению к рублю, официальные курсы которых не устанавливаются Банком России»), при необходимости использования в случаях, предусмотренных законодательством РФ, курса к рублю иностранной валюты, не включенной в перечень на дату определения курса, курс данной валюты может быть определен с использованием установленного ЦБ РФ официального курса доллара США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса, и курса иностранной валюты, не включенной в перечень, к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса.

В качестве курсов иностранных валют, не включенных в перечень, к доллару США могут быть использованы котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах Reuters или Bloomberg или опубликованные в газете Financial Times (в том числе на их сайтах в сети Интернет).

Разберем эту ситуацию на примере.

Пример

Сотрудник направлен в командировку на 5 дн. в Таиланд (с 22 по 26 апреля). Из кассы учреждения был выдан аванс в размере 15 730 руб. В обменном пункте в этот же день им были приобретены 500 долл. США по курсу 31,46 руб./долл. США.

26 апреля сотрудник вернулся из командировки и представил авансовый отчет, в котором указал следующие расходы:

• расходы на оплату гостиницы – 4 500 бат;
• суточные – 232 долл. США (в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» размер суточных в Таиланд составляет 58 долл. США). Напомним, что в соответствии с п. 5 данного документа при следовании работника с территории РФ день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.

На 26 апреля курс доллара США составляет 31,59 руб.

В соответствии с информацией, размещенной на официальном сайте Центрального Банка Таиланда, курс валюты страны по отношению к доллару на 25 апреля равен 28,98 бат/долл.

Исходя из имеющихся данных, рассчитаем сумму расходов на проживание в гостинице в рублях. Для этого сначала стоимость гостиничных услуг переведем из батов в доллары США. Она составит 155,28 долл. США (4 500 бат / 28,98 бат/долл. США). Затем стоимость гостиничных услуг на отчетную дату переведем в рубли. Она будет равнв 4 905,30 руб. (155,28 долл. США х 31,59 руб. на 1 долл. США).

Материал был размещен в журнале «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение» в июне 2013 год

12 декабря 2013 года. Материал был опубликован в журнале «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», июнь Издательство "Аюдар Пресс"