Учет на забалансовых счетах

Правила ведения учета на забалансовых счетах регламентированы разд. VII Инструкции № 157н[1]. На основании п. 332 – 384 инструкции в статье рассмотрен порядок отражения на забалансовых счетах материальных ценностей и расчетов.

Общие положения по ведению учета

На забалансовых счетах учреждения учитываются (п. 332 Инструкции № 157н):

-ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления (арендованное имущество, имущество, полученное с правом безвозмездного (бессрочного) пользования, поступившее на хранение и (или) переработку, а также по централизованным закупкам (централизованному снабжению) и т. п.);

-материальные ценности, учет которых согласно инструкциям № 157н, № 183н[2] предусмотрен вне балансовых счетов:

а) основные средства, стоимостью до 3 000 руб. включительно, введенные в эксплуатацию;

б) периодические издания для пользования в составе библиотечного фонда независимо от их стоимости;

в) бланки строгой отчетности;

г) имущество, приобретенное в целях награждения (дарения);

д) переходящие награды, призы, кубки;

е) материальные ценности, оплаченные по централизованным закупкам (централизованному снабжению);

ж) специальное оборудование для выполнения научно-исследовательских работ по государственным (муниципальным) договорам (контрактам);

и) экспериментальные устройства, иные ценности;

к) дополнительные аналитические данные об иных объектах учета и проведенных с ними операциях, необходимые для раскрытия сведений о деятельности учреждения в формируемой им отчетности;

-расчеты и обязательства, ожидающие исполнения.

Учет на забалансовых счетах ведется по простой системе, то есть поступление (увеличение) отражается по дебету счета, а выбытие (уменьшение) – по кредиту счета. Двойная запись в части использования забалансовых счетов не применяется (п. 332 Инструкции № 157н).

Для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета учреждение вправе вводить дополнительные забалансовые счета.

Все материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Руководствуясь этим нормативным актом, авто-номные учреждения осуществляют инвентаризацию имущества и расчетов, отраженных на забалансовых счетах.

Движение по забалансовым счетам, на которых учитываются объекты материальных ценностей, отражается в разд. 3 таблицы «Сведения о движении нефинансовых активов учреждения» ф. 0503768, в Пояснительной записке ф. 0503760. В этом разделе приводится информация в части стоимости имущества, учитываемого на забалансовых счетах:

-на начало и конец года;

-поступившего и выбывшего в отчетном году.

Ниже рассмотрим правила учета материальных ценностей, расчетов и обязательств на отдельных забалансовых счетах.

Счет 01 «Имущество, полученное в пользование»

Объект движимого и недвижимого имущества, полученного учреждением в безвозмездное пользование без закрепления права оперативного управления, а также в возмездное пользование, кроме финансо-вой аренды, если объект имущества находится на балансе лизингополучателя, учитывается на счете 01. Правила учета имущества по данному счету прописаны в п. 332 Инструкции № 157н.

Руководствуясь нормами, приведенными в этом пункте, рассмотрим на примере, как учитывается имущество, полученное в пользование.

Учреждение культуры взяло в аренду костюмы для организации праздничного мероприятия. По договору аренды одна сторона (арендодатель) передает другой стороне в возмездное пользование сроком на два месяца пять костюмов. Арендная плата за них составляет 15 000 руб. После празд-ничных мероприятий костюмы были возвращены арендодателю.

В бухгалтерском учете операции по получению имущества и возврату его арендодателю отражаются следующим образом:

Внутренние перемещения материальных ценностей в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения материально ответственного лица и (или) места хранения. Таким оправдательным документом может быть Требование-накладная ф. 0315006.

Аналитический учет по счету 01 ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе арендодателей и (или) собственников (балансодержателей) имущества по каждому объекту нефинансовых активов и под инвентарным (учетным) номером, присвоенным объекту балансодержателем (собственником), указанным в акте приемки-передачи (ином документе).

Счет 03 «Бланки строгой отчетности»

Для начала отметим, что инструкции № 157н, № 183н не определяют, что является бланками строгой отчетности. Если принять во внимание положения Приказа Минфина РФ № 173н[3], в котором даются разъяснения о заполнении Книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045), то к бланкам строгой отчетности относятся квитанционные книжки, аттестаты, дипломы, бланки удостоверений, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним и т. п. Бланки, находящиеся на хранении в учреждении по условной оценке (1 руб. за 1 бланк), учитываются на этом забалансовом счете (п. 337 Инструкции № 157н). Учетной политикой учреждения может быть установлено правило учета бланков строгой отчетности по стоимости их приобретения. Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности должен быть организован в разрезе:

а) ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц;

б) мест хранения.

Выбытие бланков строгой отчетности при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении), производится на основании Акта о списании бланков строгой отчетно-сти (ф. 0504816), Акта приема-передачи в произвольной форме.

Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов (Требование-накладная ф. 0315006) путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков строгой отчетности в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц и мест хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности.

Рассмотрим на примере учет бланков строгой отчетности.

На Иванова А. И. как МОЛ возложены обязанности по хранению бланков строгой отчетности – дипломов. По проведении итоговой аттестации студентов Иванов А. И. заполняет бланки дипломов и выдает их аттестованным студентам. На сохранности у Иванова А. И. находилось 500 шт. бланков, из которых было использовано 350 штук. Согласно учетной политике, установленной в учреждении, бланки учитываются в условной единице – 1 руб. за 1 шт.

Корреспонденция счетов по выдаче дипломов будет составлена следующим образом:

Счет 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»

В силу п. 97, 180 Инструкции № 183н списание с балансового учета дебиторской задолженности по доходам, признанной в соответствии с законодательством РФ нереальной к взысканию, отражается на основании Справки ф. 0504833 по дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 205 00 000 «Расчеты по доходам» с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплате-жеспособных дебиторов». В свою очередь отнесение на уменьшение финансового результата автономного учреждения суммы дебиторской задолженности по расходам, признанной в соответствии с законодательством РФ нереальной к взысканию, отражается по дебету счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциями с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам», 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», также с одновременным списанием указанной суммы на забалансовый счет 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» (п. 181 Инструкции № 183н).

Как правило, нереальной к взысканию признается задолженность, по которой истек срок исковой давности. Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). В отдельных случаях (для отдельных видов требований) срок исковой давности может быть больше или меньше трех лет. Например, срок исковой давности по требованию о признании оспоримой сделки недействительной и применении последствий ее недействительности равен одному году (п. 2 ст. 181 ГК РФ). Также нереальной к взысканию задолженность может быть признана по решению суда.

Когда задолженность признана нереальной к взысканию, учреждение вправе списать дебиторскую (кредиторскую) задолженность со счетов бухгалтерского учета и отразить ее за балансом. На забалансовом счете 04 такая задолженность учитывается в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) для наблюдения за возможностью ее взыскания, в случае изменения имущественного положения должников (п. 339 Инструкции № 157н).

В случае возобновления процедуры взыскания или поступления средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или на дату зачисления на счета (лицевые счета) учреждений указанных поступлений такая задолженность списывается с забалансового учета.

Рассмотрим вышесказанное на примере.

Срок исковой давности по дебиторской задолженности (15 760 руб.), числящейся на балансе автономного учреждения по счету 2 206 31 000, ис-текает 01.11.2011. По приказу руководителя учреждения данная задолженность подлежит списанию со счетов бухгалтерского учета на основании оправдательных документов о признании должника неплатежеспособным.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией № 183н будут сделаны следующие записи:

Предположим, что дебитор в феврале 2012 года вернул денежные средства, перечисленные ему ранее в качестве аванса по договору поставки оборудования. В этом случае восстановление суммы дебиторской задолженности на счета бухгалтерского учета будет выглядеть следующим образом:

Аналитический учет по счету 04 ведется в Карточке учета средств и расчетов в разрезе видов поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов, по дебиторам (должникам), с указанием его полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения задолженности (дебитора) в целях возможного ее взыскания.

Счет 06 «Задолженность учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности»

Применение данного счета актуально для образовательных автономных учреждений. Согласно положениям п. 343 Инструкции № 157н задолженность учащихся и (или) студентов за невозвращенное ими обмундирование, белье, инструменты и иное имущество принимается к учету в размере подлежащих возмещению сумм расходов учреждения, необходимых для восстановления (приобретения) аналогичного имущества и отражается по счету 06.

Аналитический учет по счету 06 ведется в Карточке учета средств и расчетов в разрезе видов поступлений по каждому учащемуся, сту-денту, виду материальных ценностей (п. 344 Инструкции № 157н).

В соответствии с п. 110 Инструкции № 157н для формирования в денежном выражении информации о состоянии расчетов по суммам причиненных ущербов имуществу автономного учреждения и операций, изменяющих указанные расчеты, применяется счет 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу имущества». Является ли сумма задолженности учащихся и студентов недостачей, ущербом, нанесенным имуществу учреждения? В экономических словарях недостачей называют неполное наличие материальных и денежных средств, выявленное в результате контроля, ревизии. Сумма задолженности может быть выявлена не только во время проведения контрольных мероприятий. Однако невозвращение материальных ценностей учащимися и студентами фактически является недостачей. В связи с этим возникает ряд вопросов:

1. Нужно ли отражать задолженность учащихся и студентов одновременно на счетах 0 209 00 000 и 06?

2. Предполагает ли Инструкция № 157н применение счета 06 только в случае, если материальные ценности, которые были переданы студентам, учащимся, в бухгалтерском учете отражаются в условной оценке и учитываются за балансом учреждения?

По нашему мнению, порядок отражения в учете задолженности уча-щихся и студентов по невозвращенным материальным ценностям следует прописать в учетной политике. Например, таким образом: задолженность учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности отражается в стоимостном размере на забалансовом счете 06. Далее в течение трех месяцев учреждение должно принять все возможные меры для возврата данных материальных ценностей. Если по истечении этого времени задолженность не будет погашена студентом, учащимся, ее следует отразить также на счете 0 209 00 000.

Счет 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры»

Переходящие призы, знамена, кубки, учрежденные разными организациями и получаемые от них для награждения команд-победителей, а также материальные ценности, приобретаемые в целях награждения (дарения), в том числе ценные подарки и сувениры, учитываются на забалансовом счете 07 в течение всего периода их нахождения в учреждении (п. 345 Инструкции № 157н).

Переходящие награды, призы, кубки учитываются в условной оценке: один предмет, один рубль. Материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки, сувениры, учитываются по стоимости их приобретения.

Приведем пример отражения операций по приобретению и выдаче призов и ценных подарков.

Автономное учреждение культуры и спорта приобрело за счет субсидий ценные подарки для вручения победителям соревнований. Стоимость ценных подарков – 18 000 руб. По итогам соревнований подарки были вру-чены спортсменам, занявшим первое, второе и третье места.

В бухгалтерском учете операции по приобретению и вручению ценных подарков будут отражены следующим образом:

Аналитический учет по счету ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества.

Счет 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных»

Учет таких материальных ценностей, как запчасти к транспортным средствам, выданные взамен изношенных, в целях контроля за их использованием осуществляется на счете 09 (п. 349 Инструкции № 157н). Перечень материальных ценностей, учитываемых на этом забалансовом счете, устанавливается учетной политикой учреждения. Например, в ней может быть прописано, что двигатели, аккумуляторы и шины, выданные взамен изношенных, учитываются на забалансовом счете 09. На каждую автомашину требуется два комплекта шин, используемых по сезонности (летний и зимний), поэтому к забалансовому счету 09 может быть введена аналитика, которая закрепляется в учетной политике. Учет запасных частей по стоимости их приобретения или в условной оценке также зависит от того, что будет прописано в учетной политике.

Материальные ценности отражаются на забалансовом счете в момент их выбытия с балансового счета в целях ремонта транспорт-ных средств и учитываются в течение периода их эксплуатации (использования) в составе транспортного средства.

Выбытие материальных ценностей с забалансового учета осуществляется на основании акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающего их замену. Заметим, что каждая автомобильная шина имеет нормативный пробег, при достижении которого она должна быть списана. Также шины списываются, если имеются неисправности и условия, при которых в соответствии с Постановлением Совета Министров – Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О правилах дорожного движения» запрещается эксплуатация транспортных средств. Согласно п. 5.1 данного документа к таким случаям относится превышение норматива остаточной высоты рисунка протектора (для легковых автомобилей – менее 1,6 мм, для грузовых автомобилей – 1 мм, для автобусов – 2 мм, мотоциклов и мопедов – 0,8 мм).

Относительно срока службы аккумулятора Правила установления размера расходов на материалы и запасные части при восстановительном ремонте транспортных средств, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 24.05.2010 № 361, гласят: нормативный срок службы аккумуляторной батареи до замены (списания) принимается равным:

-четырем годам – при среднегодовом пробеге транспортного средства до 40 тыс. км включительно;

-трем годам – при среднегодовом пробеге транспортного средства более 40 тыс. км.

По истечении нормативного срока службы аккумуляторная батарея может быть заменена на новую.

Аналитический учет по счету ведется в Карточке количественно-суммового учета в разрезе лиц, получивших материальные ценности, с указанием их должности, фамилии, имени, отчества (табельного но-мера), транспортных средств, по видам материальных ценностей (с указанием производственных номеров при их наличии) и их количеству (п. 350 Инструкция № 157н).

Учетной политикой автономного учреждения предусмотрена организация учета шин, выданных в пользование, на забалансовом счете 09 по стоимости их приобретения. К нему введена аналитика в разрезе транспортных средств. На автомобиле ГАЗ-3110 (госномер Т 193 СС) числятся зимний и летний комплект шин, аккумулятор. Стоимость летнего комплекта шин составляет 17 000 руб., стоимость зимнего комплекта шин – 21 000 руб., стоимость аккумулятора – 3 500 руб. Летние шины по причине продолжительной эксплуатации, которая привела к стиранию протектора сверх допустимой нормы, не подлежат дальнейшему использованию, в связи с чем списаны с учета на основании Акта на списание материальных запасов ф. 0504230. Учреждением приобретены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, новые шины стоимостью 18 000 руб., по наступлении сезона они выданы водителю в эксплуатацию.

В бухгалтерском учете операции по учету запасных частей будут отражены следующим образом:

Счет 10 «Обеспечение исполнения обязательств»

Согласно п. 351 Инструкции № 157н на счете 10 учитывается имущество, за исключением денежных средств, полученное учреждением в качестве обеспечения обязательств (залог, поручительство, банковская гарантия, задаток, иные обеспечения). Принятие к забалансовому учету такого имущества осуществляется на основании оправдательных первичных документов в сумме обязательства, в обеспечение которого получено имущество. При исполнении обеспечения, исполнения обязательства, в отношении которого было получено обеспечение, суммы обеспечений списываются с забалансового счета. Аналитический учет по счету ведется в многографной карточке в разрезе обязательств по видам имущества, его количеству, местам его хранения (п. 353 Инструкции № 157н).

В целях организации контроля за закупками, осуществляемыми автономными учреждениями, разработан и принят Федеральный закон от 18.07.2011 № 223 ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее – Закон № 223 ФЗ), вступающий в силу 01.01.2012 и устанавливающий общие принципы и основные требования к закупке товаров, работ, услуг автономными учреждениями. В соответствии с п. 1 Закона № 223 ФЗ при закупке товаров, работ, услуг заказчики руководствуются Конституцией РФ, ГК РФ, Законом № 223 ФЗ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, а также положением о закупках, принятым и разработанным в соответствии с положениями Закона № 223 ФЗ.

Положение о закупках применяется для обеспечения целевого и эффективного расходования денежных средств заказчика (автоном-ного учреждения), а также получения экономически обоснованных затрат и предотвращения возможных злоупотреблений со стороны закупающих сотрудников. Этим документом регламентируется закупочная деятельность заказчика (автономного учреждения) и он должен содержать требования к закупке, в том числе порядок подготовки и проведения процедур закупки (включая способы закупки) и условия их применения, порядок заключения и исполнения договоров, а также иные связанные с обеспечением закупки положения.

Согласно п. 4 ст. 8 Закона № 223 ФЗ, если в течение трех месяцев со дня вступления в силу Закона № 223 ФЗ (в течение января, февраля и марта 2011 года) заказчик (автономное учреждение) (за исключением заказчиков, указанных в ч. 5 – 8 ст. 8 Закона № 223 ФЗ) не разместил на официальном сайте свое положение о закупке, то при закупке он руководствуется положениями Федерального закона от 21.07.2005 № 94 ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» до дня размещения утвержденного положения о закупке.

В целях создания гарантий в случае наличия недобросовестных участников торгов (конкурса, аукциона, электронных торгов или иных спо-собов размещения заказа, установленных положением о закупках) автономное учреждение в положении о закупке может предусмотреть обеспечение заявки на участие в торгах, проводимых учреждением в целях закупки товаров, работ, услуг, либо обеспечение произведенных работ, оказанных услуг, поставленных товаров в период их гарантийного срока. В случае если в положении о закупке устанавливается условие об обеспечении заявки, или при выполненных условиях договора следует указать и порядок (в том числе) сроки возврата обеспечения. Например, в положении о закупках может быть прописано, что обеспечение заявки на торги возвращается участникам (в том числе участнику, признанному победителем) в течение 10 календарных дней с момента заключения договора с победителем. Обеспечение может быть в денежной форме либо в виде обеспечения обязательства (залог, поручительство, банковская гарантия, задаток, иные обеспечения) (п. 351 Инструкции № 157н).

Для учета обеспечения, выраженного в неденежной форме, применятся забалансовый счет 10. Напомним, что денежные средства, поступившие в учреждение в качестве обеспечения, учитываются на счете 3 304 01 000 «Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение» (п. 163 Инструкции № 183н).

Счет 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации»

Учет находящихся в эксплуатации учреждения объектов основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, за исключением объектов библиотечного фонда и объектов недвижимого имущества, осуществляется на забалансовом счете 21 (п. 373 Инструкции № 157н).

Объекты основных средств принимаются к учету на основании первичного документа, подтверждающего ввод объекта в эксплуатацию в условной оценке: один объект, один рубль, в случае утверждения учреждением в рамках формирования учетной политики иного порядка – по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта.

Внутреннее перемещение объектов основных средств в учреждении отражается по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения материально ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие объектов основных средств с забалансового учета, в том числе в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи и (или) принятия решения об их списании (уничтожении), производится на основании акта (Акта приема-передачи, Акта о списании) по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету.

Аналитический учет по счету ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 374 Инструкции № 157н).

Рассмотрим на примере забалансовый учет имущества стоимостью до 3 000 руб.

Учетной политикой учреждения установлено, что забалансовый учет основных средств стоимостью до 3 000 руб. на счете 21 осуществляется по балансовой стоимости имущества. В учреждении в эксплуатацию передается чайник, балансовая стоимость которого – 2 200 руб. Чайник был приобретен за счет средств, полученных от осуществления приносящей доход деятельности.

В бухгалтерском учете передача чайника в эксплуатацию будет отражена следующими бухгалтерскими записями:

Предположим, что, проработав какое-то время, чайник сгорел и вышел из эксплуатации. На основании Акта о списании чайник будет списан. В бухгалтерском учете данная операция будет отражена по кредиту счета 21.

[1] Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бух-галтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фонда-ми, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению».

[2] Приказ Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтер-ского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению».

[3] Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

11 января 2012 года. журнал "Автономные организации"