Как перейти с бумажных трудовых на электронные: пошаговая инструкция

Широко анонсированное введение трудовых книжек в электронном виде произошло, и запущен процесс постепенного отказа от бумажных аналогов. До 2027 года они полностью не упраздняются, и для некоторых категорий работников изменения в трудовой деятельности будут и дальше отмечать традиционным способом. Но всем без исключения компаниям и частным предпринимателям с наемной рабочей силой необходимо освоить электронные средства фиксации. Информация о каждом работнике будет передаваться по сети и храниться в базе данных Пенсионного фонда, а начиная с 2021 года, на тех, кто трудоустраивается впервые, трудовые уже не будут заводиться на бумаге.

В помощь работодателям мы подготовили краткую инструкцию по переходу на цифровой формат трудовых книжек. Кроме того, в нашей статье описаны плюсы и минусы этого нововведения, а также негативные последствия для нарушителей.

Позитивные и негативные стороны цифровизации

К бумажному формату трудовой есть масса претензий: такой документ можно легко потерять или испортить, а на его восстановление требуется немало времени, и при этом нередко возникают сложности. Есть минусы и для работодателей: они расходуют солидные средства на хранение бумажных трудовых и зачастую сталкиваются с подделками. Отказ от таких документов в пользу цифровых позволяет исключить все эти недостатки и получить такие преимущества.

Плюсы электронных трудовых

Такая форма документирования имеет ряд преимуществ для всех участников трудовых отношений.

Польза для работодателей:

• можно объединить сведения о персонале в единую систематизированную базу;
• автоматизация позволяет сократить расходы на организацию документооборота;
• исключено мошенничество со стороны работников благодаря невозможности подделать бланк или внести в трудовую недостоверные данные о работе;
• можно получить оперативное подтверждение сведений о стаже или квалификации, указанных в резюме или озвученных на собеседовании.

Выгода для персонала:

• есть возможность оперативно получать доступ к информации, содержащейся в трудовой книжке, и заказывать выписки даже при ликвидации компании;
• работодатель не может манипулировать и искажать информацию, например, вносить недостоверные данные или затягивать выдачу книжки;
• можно в любое время проверить, насколько информация в электронной трудовой соответствует действительности, запросив справку на портале госуслуг или в Пенсионном фонде;
• риск утраты сведений, содержащихся в электронной трудовой, минимален (ее нельзя потерять, испортить, сжечь и т.п.), практически исключен и доступ сторонних лиц. Минусы цифровизации:
• есть опасность утечки данных из консолидированной базы;
• требуются внушительные расходы;
• нужен стабильный доступ к сети, поэтому у скромной фирмы, работающей в отдаленной местности, не всегда есть возможности для перехода на электронные трудовые книжки;
• возможен сбой в программном обеспечении, заражение вирусами.

Пошаговая инструкция по переходу

Прежде чем оцифровывать трудовые, нужно провести подготовительную работу. Выберите сотрудника, на которого будут возложены обязанности по переводу документации в электронный формат и подаче отчетов в ПФР. Эти функции может выполнять кадровик, бухгалтер или любой другой специалист. Издается приказ (распоряжение) о назначении такого ответственного лица, с которым он должен быть ознакомлен под роспись. После этого в трудовой договор с ним и должностную инструкцию вносятся соответствующие дополнения.

Для правильной организации работы следует придерживаться такого алгоритма действий.

1 шаг – Уведомление коллектива о предстоящих изменениях

Каждому работнику нужно до 30 июня текущего года в письменной форме сообщить о том, что происходит оцифровка трудовых книжек и у него есть выбор между бумажным и электронным форматом.

2 шаг – Сбор заявлений сотрудников

С июля до конца 2020 года персонал должен определиться с формой трудовой книжки и подать соответствующее заявление. При выборе электронного варианта бумажный выдается работнику на руки. Если заявление не будет подано до 31 декабря, работодатель должен вести трудовую в двух форматах.

3 шаг – Выдача бумажных трудовых

Предварительно в книжку работника, согласившегося перейти на электронный формат документирования его работы, вносится запись о таком переходе. После этого бумажная трудовая выдается на руки.

4 шаг – Хранение и ведение бумажных трудовых

В случае, когда работник хочет сохранить трудовую в бумажном виде, работодатель должен продолжить хранение и ведение такого документа.

5 шаг – Сдача отчета СЗВ-ТД в Пенсионный фонд

Для отслеживания данных о трудовой деятельности введена новая форма отчета в ПФР. Каждый работодатель должен сдавать его до 15 числа каждого месяца, если в течение предыдущего месяца были зачисления в штат, увольнения, переводы на другие должности, работники приобретали квалификацию или обращались с заявлениями о выборе формы трудовой книжки.

Наказания для работодателей-нарушителей

За отказ от ведения электронной или бумажной трудовой, утрату документа или невыдачу работнику справки о трудовой деятельности работодатель будет привлекаться к административной ответственности в форме штрафа на сумму 30-50 тыс. руб., а должностное лицо и частный предприниматель – 1-5 тысяч. При повторных нарушениях штраф увеличивается.

Действие указа распространяется на всю страну, и его должны выполнять все граждане и компании независимо от формы собственности и сферы деятельности, кроме тех, для которых предусмотрено исключение непосредственно в этом же указе. И не стоит рисковать, иначе это может привести к серьезным негативным последствиях вплоть до разрушения бизнеса и даже потери свободы.

См. также: