Начисление отпускных за неполный месяц

Как правильно начислить и корректно отразить в учетных документах расчеты с работником по отпускным суммам, если учесть, что в расчетном периоде не подлежит исключению из расчета всего один нерабочий день? Организация делит сумму отпускных соответственно количеству дней отпуска, приходящихся на один месяц.

По заявлению работника ему может быть предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 22.11.2011 на 28 календарных дней. Размер должностного оклада работника - 15 000 руб. Этому работнику, в связи с его заявлением был предоставлен отпуск по причине ухода за ребенком до трех лет с 02.11.2010 по 31.10.2011, с выплатой ему соответствующего ежемесячного пособия (по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет). Данный работник был принят в организацию 11.01.2011.

Работники имеют право на предоставление им ежегодных отпусков с сохранением за ними места работы и среднего заработка. Продолжительность такого ежегодного оплачиваемого отпуска равняется 28 календарным дням (ст. 114, ч. 1 ст. 115 Трудового кодекса РФ). В случае предоставления отпуска с 22.11.2011 последним днем отпуска является 19.12.2011.

Напомним, что согласно ч. 1, 2 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на использование ежегодного основного оплачиваемого отпуска, включается время именно фактической работы, а период отпуска по уходу за ребенком <*> не включается. В рассматриваемом нами случае стаж работника, который право на очередной оплачиваемый отпуск, будет составлять 11,5 месяца.

В соответствии ч. 6 ст. 136 ТК РФ оплата такого отпуска должна производиться не позднее трех дней до того, как он начнется.

Для определения среднего заработка нужно использовать средний дневной заработок.
Средний дневной заработок определяется исходя из заработной платы, фактически начисленной работнику и в соответствии с фактически отработанным временем за 12 календарных месяцев, которые предшествуют тому месяцу, в котором начинается отпуск.

Календарным месяцем следует считать период с 1-го по 30-е (31-е) число включительно соответствующего месяца (в феврале – это будет по 28-е (29-е). Средний дневной заработок, предназначенный для оплаты отпусков, а также выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, исчисляется за период, который включает в себя последние 12 календарных месяцев (ч. 3 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения).

В рассматриваемом нами случае расчетным периодом будет являться период с 01.11.2010 по 31.10.2011.
Учитывая пп. "а", "б" п. 5 «Положения», из расчетного периода в данном случае исключается время отпуска по уходу за ребенком, а также суммы пособия по уходу за ребенком, начисленные за это время. Нужно отметить, что суммы данного пособия не подлежат учету, когда рассчитывается средний заработок и на основании п. 3 «Положения».

Поскольку начался отпуск по уходу за ребенком с 02.11.2010 и продолжался до 31.10.2011,то получается, что из расчетного периода не исключается всего лишь один нерабочий день - это 01.11.2010. Заработная плата в данном расчетном периоде работнику тоже не начислялась.

Согласно п. 6 «Положения», в случае, когда работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней за период расчета (или этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода ), то средний заработок исчисляется из суммы заработной платы, которая была фактически начислена за предшествующий период (причем этот период должен быть равен расчетному).

На основании указанной нормы средний в данном случае заработок следует исчислять исходя из и начисленной заработной платы за период с 11.01.2010 по 30.10.2010 и количества календарных дней.

В январе работнику был начислен должностной оклад за полностью отработанные рабочие дни, но этот месяц считается неполным календарным месяцем. Это понятно из того, что работник был принят на работу не с первого числа. Средний дневной заработок в этом случае должен исчисляться следующим образом: сумма фактической заработной платы делится на число, полученное в результате следующих действий:

• сумма среднемесячного числа календарных дней
  
• х (умножить) на количество полных календарных месяцев, и
  
• х (умножить) на количество календарных дней в неполных календарных месяцах.
•  

Количество календарных дней в неполном календарном месяце можно рассчитать, если разделить среднемесячное число календарных дней на общее количество календарных дней этого месяца и умножить на количество календарных дней, приходящихся на период, отработанный в этом месяце.
Рассчитанный таким образом средний дневной заработок работника будет равен : (15 000 руб. x 10 мес. / (29,4 дн. x 9 мес. + (29,4 дн. / 31 дн. x 21 дн.), то есть - 527,2 руб

Сумма отпускных может быть исчислена следующим образом: средний дневной заработок умножить на количество календарных дней, подлежащих оплате. В нашем случае она составляет (527,2 руб. x 28 дн.). 14 761,6 руб.

Бухучет

Сумма отпускных (а также сумма страховых взносов) относится к расходам по обычным видам деятельности.
Для отражения информации о расчетах с работником по вышеуказанным суммам используют счет 70 "Расчеты по оплате труда". Суммы по страховым взносам отражаются по субсчетам к счету 69 "Расчеты по соц. страхованию и обеспечению".

В данной ситуации предприятие (в соответствии с учетной политикой), включает отпускные в расходы текущего периода в том месяце, на который выпадает время отпуска. таким образом, сумму отпускных за дни отпуска в ноябре ( а также сумму страховых взносов, начисленную на эту часть отпускных), отражают в расходах по обычным видам деятельности. А аналогичные суммы, относящиеся к декабрю, предварительно будут учитываться на счете 97

(НДФЛ) Налог на доходы физических лиц

Сумма отпускных - это доход работника и он включается в налоговую базу по НДФЛ (см.п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ). Организация при выплате отпускных должна удерживать с них НДФЛ по ставке 13% (см.п. 1 ст. 224, п. п. 1, 2, 3, 4 ст. 226 НК РФ).

В соответствии с разъяснениями Минфина России (Письмо от 24.01.2008 N 03-04-07- 01/8), дата получения дохода в виде отпускных считается (на основании пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ) датой их выплаты. Таким образом, при заполнении Налоговой карточки по форме N 1-НДФЛ и Справки о доходах по форме N 2-НДФЛ, суммы оплаты очередного отпуска должны быть отражены в поле того месяца, в котором они были выплачены. (В нашем случае – в ноябре)
В то же время, в Приложении к форме N 1-НДФЛ уточняется, что суммы отпускных должны включаться в налоговую базу именно того месяца, за который они были начислены (то есть в рассматриваемом случае - в доходы ноября и декабря).

Работник имеет право получить стандартные налоговые вычеты при условии подачи им соответствующего заявления работодателю (см.п. п. 1, 3ст. 218 НК РФ).
В данной ситуации можно предположить, что у работника нет права на получение стандартных налоговых вычетов.
Облагаемый НДФЛ - доход вышеназванного работника нарастающим итогом за период январь - ноябрь 2011 г. не превысил 40 000 руб. , поэтому ему предоставляется стандартный налоговый вычет в размере 400 руб., а также стандартный налоговый вычет на ребенка в размере 1000 руб. Данный работник имеет право на получение этих стандартных налоговых вычетов с начала года.

В Налоговой карточке видно, что при выплате отпускных в ноябре 2011 г., предприятие может предоставить работнику стандартные налоговые вычеты только за предшествующие месяцы и текущий месяц. Стандартный налоговый вычет за декабрь месяц будет предоставлен работнику при выплате заработка в следующем месяце.

Таким образом, общая сумма стандартных налоговых вычетов, при выплате отпускных (в ноябре), составляет (400 руб. x 11 мес. + 1000 руб. x 11 мес.) =15 400 руб.
В нашем случае сумма налоговых вычетов больше суммы выплачиваемого дохода, поэтому налоговая база по НДФЛ за период с января по ноябрь равна нулю (Начисление страховых взносовНа сумму отпускных предприятие по итогам ноября месяца начисляет страховые взносы на ОПС, на обязательное соц.страхование и на ОМС В нашем случае с начисленной суммы дохода работника предприятие исчисляет страховые взносы в размере (26% + 3,1% + 2,0%).
Кроме указанных взносов на сумму начисленных отпускных предприятие начисляет страховые взносы на обязательное соц. страхование от несчастных случаев на производстве.

Налог на прибыль

Сумма отпускных в налоговом учете включается в состав всехрасходов на оплату труда.
В данном случае организация, при начислении отпускных в ноябре, должна будет в ноябре начислить на них и страховые взносы.
Суммы страховых взносов считаются «прочими расходами».

В данной ситуации страховые взносы, начисленные в декабре, в налоговом учете учитываются в расходах в ноябре, а в бухгалтерском отчете - в следующем месяце. Поэтому у предприятия образуется налогооблагаемая временная разница (НВР). В декабре эти данные НВР погашаются.

См. также: