Правила списания безнадежных долгов: как избежать проблем с налоговой

В процессе хозяйственной деятельности не обходится без убытков по причине неблагонадежности контрагентов. По тем или иным причинам партнер может потерять возможность выполнять свои обязательства, и шансы вернуть долг сводятся к нулю. Попадая в такую ситуацию, и без того неприятную, можно столкнуться еще и с претензиями со стороны налоговиков. Чтобы этого избежать, необходимо четко придерживаться процедуры списания задолженности. Мы расскажем, на что обратить внимание в первую очередь, если возник долг, который нет шансов вернуть.

Безнадежные долги: примеры и причины появления

Возможность списать задолженность появляется только после того, как она будет признана безнадежной. Основаниями для этого могут быть такие обстоятельства.

• Обязательства должника больше не действуют из-за невозможности их исполнить.
• Компания-должник прекратила свое существование.
• Завершено исполнительное производство по делу.

Наиболее интересен для пристального рассмотрения последний из названных случаев. Продемонстрируем его на примере.

Компания продолжительное время не возвращает долг, и контрагент обращается с иском в суд. Принимается решение о взыскании задолженности и выдается исполнительный лист, но приставы не могут проводить удержания из-за отсутствия имущества или в связи с тем, что должник скрылся. В результате исполнительное производство по делу закрывают, и можно списывать долг.

Если компания-должник ликвидирована, в реестре юрлиц появится запись об этом. Задолженность такой организации считается безнадежной и может списываться. Когда официальной ликвидации не происходит, но на протяжении года нет признаков ведения бизнеса, налоговая служба может исключить такую компанию из ЕГРЮЛ. В этом случае также можно списать долги.

Невозвратные долги физлиц, ведущих бизнес

Если должник – частный предприниматель, его, как и компанию, могут признать банкротом. Как только суд примет такое решение, его долги будут считаться безнадежными, и останется только списать их. А в том случае, если предпринимателя просто сняли с учета, для списания нет оснований. Он несет ответственность по обязательствам всем своим имуществом, в том числе личным, которое можно продать и погасить задолженность.

Особый порядок списания применяется в случае смерти ИП. Необходимо предпринять попытку удержать долги с наследников, и только потерпев неудачу, можно их списывать.

Реальность долга – условие для списания

Списывать можно исключительно реальные безнадежные долги, то есть подтвержденные документально. Если у вас нет первичных документов с подписями должника, задолженность официально отсутствует.

В качестве подтверждения ее реальности могут выступать такие бумаги.

• Товарные накладные.
• Акты выполненных работ и предоставленных услуг.
• Акты передачи прав.
• Платежные поручения.

Не имея первичных документов, подтвердить, что задолженность реальна, не удастся. Имеет смысл обращаться в суд с целью признать долг безнадежным только в том случае, если есть расписка должника и грамотное письменное пояснение причин невозможности представить другие документы.

Правила списания

Допустим, задолженность официально признана безнадежной, и есть документы, которые это подтверждают (решение суда, выписка из реестра о снятии с регистрации или исполнительный лист). Можно приступать к списанию и отображению долга в статье расходов.

Но нужно сначала инвентаризировать расчеты. Для этого издается приказ и назначается инвентаризационная комиссия, в составе которой могут быть и сотрудники компании, и сторонние эксперты, имеющие доверенность. Результаты инвентаризации фиксируются в справке и акте.

Теперь можно приступать непосредственно к списанию долга. С этой целью издается приказ, в тексте которого необходимо четко указать, что именно подлежит списанию и в какой сумме, а также, кто должник. Приказ вступает в законную силу с момента его подписания.

Следующий шаг – списание долга в оборотно-сальдовой ведомости (в программе 1С). Уточненные данные отображаются в следующей декларации по налогу на прибыль.

В случае, если представители налоговой службы потребуют подтвердить, что списание задолженности проведено правомерно, достаточно составить письмо с пояснениями, приложив к нему копии документов, которые подтверждают, что долг реален (судебное решение, выписка из реестра, исполнительный лист и т.п.), а также документы о списании (приказ и акт инвентаризации, справка).

См. также: