Как рассчитывается среднесписочная численность сотрудников

Пункт 3 статьи 80 Налогового кодекса говорит о том, что организации обязаны предоставлять в налоговые органы сведения о среднесписочной численности персонала ежегодно до 20 января года, следующего за отчетным периодом. При этом подавать документы в ИФНС можно как в письменном, так и электронном виде. Однако, обратите внимание, что в случае, когда численность компании превышает 100 человек, расчет необходимо предоставлять в госорган в электронном виде.

О среднесписочной численности

Среднесписочная численность работников – это показатель, необходимый при расчете налогообложения и учета данных статистики. При ее исчислении суммируется ежемесячная численность сотрудников за год и делится на 12.

Предоставляется расчет по специальной форме, которая утверждена приказом ФНС № ММ-3-25/174@ от 29.03.07г., такая обязанность возложена на все юридические лица, за исключением ИП, в штате которых нет наемных работников.

При осуществлении расчета численности следует руководствоваться Указаниями по заполнению формы 1-Т, утвержденными приказом Росстата № 258 от 13.10.08г., форма так и называется «Сведения о численности и зарплате работников по видам деятельности».

Готовый расчет предоставляется в территориальный налоговый орган.

Тем компаниям и организациям, которые имеют структурные подразделения необходимо учитывать то, что им предстоит делать несколько расчетов:

• по головному предприятию;
• отдельно по каждому из подразделений.

Но в налоговый орган сдается общий отчет по организации в целом.

О расчете среднесписочной численности

Как рассчитать среднесписочную численность работников? Следует придерживаться следующего алгоритма действий:

1. Для начала определяется численность постоянных сотрудников, работающих полный рабочий день по трудовому договору, делается это по формуле, позволяющей рассчитать среднемесячную численность (Ч1), для чего общую сумму списочной численности работников за все отдельно взятые календарные месяца (Чкаленд) нужно делить на календарные дни месяца (Дкаленд).

Формула выглядит следующим образом:

При расчете должны быть учтены, как фактически работающие, так и отсутствующие сотрудники.

Следует помнить об исключениях из общего правила:

• в среднесписочную численность не включаются женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком;
• не учитывают при расчете и сотрудников, находящихся в отпусках без сохранения заработной платы и в учебных отпусках;
• не учитываются и сотрудники, деятельность которых осуществляется на основе заключенных гражданско-правовых договоров.

Что касается работника, с которым заключены одновременно трудовой и гражданско-правовой договоры, то он включается в списочную численность, но только как 1 человек.

За выходные и праздничные дни списочная численность учитывается по тому показателю, который присутствовал в предыдущий рабочий день.

2. Далее определяется численность сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего дня (Ч2), и при расчете среднемесячной численности они учитываются пропорционально фактически отработанному времени.

В этом случае используется формула, при которой общее количество отработанных ч/ч (человеко/часов) в отчетном месяце (Тф) делится на продолжительность рабочего дня ((Тдн) с учетом продолжительности рабочей недели, которая установлена в компании) и на число рабочих дней за отчетный период согласно календаря (Драб).

Формула выглядит следующим образом:

3. Теперь можно рассчитать среднесписочную численность работников за год. В этих целях складываем 2 полученных показателя Ч1 + Ч2 полностью за весь год и результат делим на количество месяцев в году (то есть на 12). Данное требование распространяется и на организации, не проработавшие отчетного года полностью.

Формула выглядит следующим образом:

Если в итоге получается нецелое число, тогда оно округляется в ту или иную сторону. В этом случае следует обратиться к уже упомянутым Указаниям, к пункту 11.4, в них нет отдельных требований по данному поводу, так что можно действовать согласно общим правилам. Это значит, что показатель до 0,5 подлежит округлению в меньшую сторону и наоборот, а начиная с 0,5 и более – до целой единицы.

Пример расчета среднесписочной численности

Как правило, подавляющее число организаций работают по 5 дней в неделю, продолжительность которой составляет 40 часов. Исходя из этого, в нашем примере такому графику следует и ЗАО «Турист». С начала года и по 30.11. по трудовым договорам здесь работало 100 человек.

В период с 08 по 09 месяцы было принято еще 30 человек на условиях неполного 6-часового рабочего дня при 5-дневной неделе с заключением срочных договоров. С 01.12 было принято еще 3 сотрудника по совместительству, а 6 работников уволено в связи с сокращением штатов.

Делаем расчет:

Исходя из ранее приведенных данных, на условиях полного рабочего дня с начала года по конец ноября работало 100 сотрудников, таковой будет и среднесписочная численность за этот период. В декабре она изменилась за счет сокращенных в сторону уменьшения на 6 человек, и составила 94 человека, совместители не учитываются.

Далее определяется численность работников в течение года работающих на условиях неполного рабочего дня, за 2 месяца она составила 22,5 (30 чел. х 6 часов х кол-во рабочих дней в месяце / 8часов / на кол-во дней в месяце).

Теперь составим таблицу с ежемесячной среднесписочной численностью работников, учитывая все условия, и узнаем точную цифру:

Не забудьте, что если численность более 100 работников, то расчет нужно сдавать в электронном виде.

В случае отсутствия у налогоплательщика наемных работников следует руководствоваться Письмом Минфина РФ № 03-02-07/1-285 от 15.07.08г. Законодательство не освобождает их от подачи сведений о среднесписочной численности.

Если предположить, что наемные работники отсутствуют только у индивидуальных предпринимателей, а они сами не являются таковыми, то в расчетах о среднесписочной численности проставляется прочерк или «0».

О расчете среднесписочной численности во вновь созданной организации

Если речь идет о вновь созданной организации (или о реорганизации), то отчет о среднесписочной численности предоставляется также до 20 числа, только уже не января, а месяца, следующего за тем, в котором она была создана или за тем, в котором произошла реорганизация.

Например, если регистрация состоялась 17 июня в текущем году, тогда сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации должны быть предоставлены в налоговый орган до 20 числа следующего месяца, то есть, до 20.07.

В ситуациях такого рода нужный показатель рассчитывается по состоянию на 1 число того месяца, который следует за датой регистрации, в нашем случае это 01.07.

Санкции к компаниям (организациям, ИП) не сдавшим своевременно расчет численности

Из всего вышесказанного ясно, что все без исключения юридические лица должны сдавать в налоговую инспекцию отчеты о численности, независимо от того, состоят ли в их штате наемные работники или же нет. В противном случае организация может быть подвергнута денежному штрафу в размере 200 рублей (п.1 ст.126 НК РФ), а ее руководитель или главбух штрафуются на сумму от 300 до 500 рублей на основании Кодекса об административных нарушениях (п.1 ст.15.6 КоАП).

Но это не самое страшное, судя по небольшим суммам штрафов. Дело в том, что в случае непредставления сведений о численности налоговые органы наделены правом лишения юридического лица части налоговых льгот, а также может быть принято решение о пересчете налогов. Так что, компания рискует столкнуться с тем или другим наказанием за свою «забывчивость».

В любом случае наложенные штрафные санкции не снимают с должностных лиц обязанность по представлению в налоговую инспекцию отчета о среднесписочной численности. Так как Кодекс об административных нарушениях говорит о том, что после перечисления в доход бюджета суммы штрафа правонарушение должно быть устранено в обязательном порядке (ст. 4.1 п.4 КоАП).